Siivouspalveluiden kilpailuttaminen ei suinkaan ole rakettitiedettä, mutta aivan valmistautumattomana tehtävään ei kannata ryhtyä. On nimittäin muutamia toimenpiteitä, joilla parannat mahdollisuuksiasi löytää juuri sen oikean siivouskumppanin, jonka toimintaan voit olla tyytyväinen vuosia. Puhtaat toimitilat edistävät työntekijöiden hyvinvointia ja vaikuttavat positiivisesti myös vierailijoiden saamaan mielikuvaan yrityksestäsi, joten on tärkeää, että siivous sujuu laadukkaasti vuodesta toiseen. Kilpailutusta varten on hyvä tietää muutamat osuvat kysymykset ja taustatiedot, joita esittämällä helpotat sekä omaa että tulevan siivouskumppanisi työtä kilpailutusprosessissa. Noudattamalla seuraavia ohjenuoria sujuu kilpailutus mahdollisimman vaivattomasti.

1. Määrittele tarpeet ja odotukset

Kun kilpailutat siivouspalvelua, aloita määrittelemällä, mitä siivoukselta tarvitset ja mitä siltä odotat. Tässä auttaa kolme kysymystä: 1) miksi haluat kilpailuttaa siivouksen, 2) onko nykyinen siivouksen taso riittävä ja 3) mihin haluat muutosta. Nämä apukysymykset ohjaavat yksilöllisten tarpeidesi tunnistamista.

Tarjouspyyntöä varten on syytä määritellä myös muutamia konkreettisia tarpeita, kuten siivoustiheys; kuinka usein siivouspalvelua tarvitaan? Minkä tyyppistä siivousta tarvitset: säännöllistä ylläpitosiivousta vai harvempaa tai kertaluontoista tehopuhdistusta? Liittyykö siivoukseen erityisiä vaatimuksia tai haasteita, joihin toivot siivouskumppanisi vastaavan? Haastavaa siivoustyötä voivat olla esimerkiksi ylläpitosiivous teollisessa ja raskaassa tuotantoympäristössä tai erikoissiivous määrättyjen laatustandardien mukaisesti, kuten ISO 6 ‑tason puhdastilasiivous. Tällaiset haasteet on hyvä saattaa myös tarjouksen laatijan tietoon, kun sinne asti pääset.

2. Tee taustatutkimus

Määriteltyäsi siivousta koskevat tarpeet ja odotukset on aika tutkia alueesi siivouspalveluyrityksiä. Siivouspalveluita kilpailuttaessa hyvä lähtökohta yritysten taustojen selvittämiseen on tutustua niiden arvomaailmaan ja vastuullisuuteen: Kohtaavatko oman organisaatiosi ja tutkimasi siivousyrityksen arvot? Mitä yritys tekee vastuullisuuden eteen? Mitä sertifikaatteja yritykselle on myönnetty?

Jos jokin aihe on yritykselle tärkeä, sellainen käy yleensä ilmi kohtalaisen helposti – tärkeitä arvoja, onnistumisia ja ylpeydenaiheita halutaan luonnollisesti tuoda esiin. Esimerkiksi meille LTQ:lla vastuullisuus on tärkeä toimintaa ohjaava teema, etenkin ympäristönäkökulmasta, ja siksi jaamme mielellämme sivuillamme tietoa vastuullisuustoimistamme: Vastuullisuudesta on omat sivunsa, minkä lisäksi kirjoitamme aiheesta myös blogissamme. Näin me toimimme ‑sivulla kerromme yrityksemme arvoista ja toimintaperiaatteista sekä saamistamme sertifikaateista.

Arvomaailman lisäksi kannattaa selvittää, millaista kokemusta tutkimallasi yrityksellä on. Saat referensseistä nopean yleiskuvan siitä, millaisia töitä yritys on aiemmin tehnyt tai onko se erikoistunut tietynalaiseen asiakaskuntaan. Sertifikaatteihin on myös hyvä kiinnittää huomiota niiden ollessa objektiivisempia, ulkopuolisten tahojen myöntämiä tunnustuksia.

3. Kilpailuta siivouspalvelu eli pyydä tarjouksia

Kun olet löytänyt kiinnostavia vaihtoehtoja, pyydä tarjous vähintään kolmelta siivouspalvelualan yritykseltä. Voit jättää tarjouspyynnön olemalla suoraan yhteydessä yrityksen myynninedustajaan tai usein myös verkkosivuilta löytyvän yhteydenottolomakkeen kautta. Tarjouspyynnössä kannattaa jo alkuun mainita, kuinka suuret tilat ovat kyseessä ja missä käytössä ne ovat sekä tarvitaanko jatkuvaa vai kertaluonteista palvelua. Mainitse myös, millä aikataululla toivot siivouksen alkavan.

Sovi kilpailuttamiesi yritysten kanssa tapaamiset tiloissasi. Käykää läpi siivottavat tilat ja siivoustiheys, palvelukuvaus, laatuvaatimukset sekä siivoustarpeiden erityispiirteet. Tapaamisessa saat myös tuntuman siitä, millaista yhteistyö kyseisen yrityksen kanssa olisi. Sopikaa tarjouksen jättöaika.

Jos olet epävarma jostain asiasta, voit rohkeasti hyödyntää siivousliikkeen edustajan asiantuntijuutta. Saat siten helposti luotettavan näkemyksen ja muokkausehdotukset esimerkiksi siivousohjelman tai parhaiden siivousmenetelmien osalta.

4. Vertaa tarjouksia

Kun saat tarjoukset tarkasteltavaksesi, vertaa niitä sekä keskenään että määrittelemiisi tarpeisiin ja odotuksiin. Kiinnitä huomiota siihen, miten yritys on tarjouksessaan vastannut laatukriteereihisi. Kun pisteytät tarjousta laadun mukaan, tarkastele palvelukuvauksen laajuutta, työnjohtoa ja vastuullisuustekijöitä. Kannattaa pitää silmät auki myös sellaisten merkkien varalta, jotka kertovat yrityksen luotettavuudesta ja joustavuudesta.

Hinta on houkutteleva valintakriteeri, mutta sille ei kannata antaa liikaa painoarvoa: hyvää saa harvoin halvalla, ja pahimmassa tapauksessa saatat joutua kilpailuttamaan siivouspalvelun pian uudestaan. On hyvä miettiä, mitkä laatukriteerit ovat juuri teille tärkeitä ja katsoa saatuja tarjouksia näihin vaatimuksiin peilaten. Päätöksenteossa sopiva painoarvo hinnalle on 50–70 %, ja muilta osin kannattaa painottaa laatu- ja vastuullisuustekijöitä. Näin saat todennäköisemmin parhaan vastineen palveluun sijoittamallesi rahalle.

Jos vertailussa herää kysymyksiä, älä epäröi kysyä lisätietoja ja tarkennuksia. Näin säästyt arvailulta ja vääriltä olettamuksilta, ja olet taas askelen lähempänä oikean siivouskumppanin löytämistä.

5. Tee päätös ja solmi sopimus

Tehtyäsi valinnan kerro hyvät uutiset valitsemallesi yritykselle. Tavanomaisesti siivousliikkeen myyjäpuoli laatii sopimusluonnoksen tarkistettavaksesi. Tuothan mahdollisimman pian esille, jos toivot jotain yrityksenne omia liitteitä sopimukseen. Kerro myös, kuka tai ketkä ovat allekirjoittavat tahot puoleltanne. Sopimusluonnosta tarkistaessasi huomioi palvelun sisältö, hinta, sopimuskausi ja irtisanomisehdot.

Myös tarjouskisassa hävinneille yrityksille on kohteliasta kertoa hankintapäätöksen kohdistuneen toiseen tahoon.

6. Seuraa ja arvioi palvelua

Kun olet aloittanut palvelun uuden yhteistyökumppanin kanssa, muista seurata sen sujumista. Huomioidaanko palvelussa huolet, joiden takia alkujaan lähdit siivouspalveluiden kilpailutusprosessiin? Esiintyykö palvelussa puutteita? Jos jokin asia kaipaa muutosta, ota asia esille yhteyshenkilösi kanssa. Palveluntarjoajaasi pitäisi kiinnostaa, miten siivous sujuu tiloissasi – anna siis palautetta rohkeasti. Tarvittaessa sopimuksen kattavuutta voidaan myös muuttaa tai tehdä siihen muunlaisia muutoksia. Muista antaa myös hyvää palautetta, kun on sen paikka!

Osta yrityssiivous LTQ-Partnersilta

LTQ:n siivouspalvelu on suunniteltu siten, ettei asiakkaan tarvitse valita hinnan, laadun ja kestävien valintojen välillä. Panostamme pitkiin asiakaskumppanuuksiin avoimella viestinnällä ja jatkuvalla yhteystyön kehittämisellä. Meistä saat vastuullisen, luotettavan ja kustannustehokkaan siivouskumppanin.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous alla olevan yhteydenottolomakkeen kautta tai olemalla suoraan yhteydessä myyntitiimiimme:

myyntijohtaja Tuomas Kukkonen, tuomas.kukkonen@ltq.fi, +358 50 536 9911
myyntipäällikkö Akseli Hammarén, akseli.hammaren@ltq.fi, +358 50 307 4341